Hr бизнес процессы. Почему вам будет сложно внедрить в компании HR-технологии (и как это преодолеть)

«Будущее коммерческого успеха за технологиями», - учат модные бизнес-журналы, ярких мероприятий, консультанты и футуристы. Их труд не проходит даром, и все больше компаний задумываются о том, как можно использовать технологии для решения бизнес-задач. При этом далеко не каждый директор готов моментально вложить деньги и время для того, чтобы технологии появились в его компании.

Евгений Сандомирский, генеральный директор Competentum Russia

Любому директору технологии не нужны. Мало того, они вредны - на них надо тратить деньги, они создают нагрузку на сотрудников, несут в себе информационные угрозы. Но зато директору нужны рост выручки, сокращение издержек, снижение текучести, повышение объема повторных продаж, снижение рекламаций, рисков и другие бизнес-показатели.

Чтобы объяснить директору, что необходимы, нужно в первую очередь для себя самого понять, как они влияют на бизнес. И потом объяснить это ему.

Сегодня, как мне кажется, связать конкретные функции, которые выполняют HR-платформы, с бизнес-показателями стало гораздо проще. Потому что их влияние стало проще измерить. Однако такое возможно не всегда. И не всегда легко сделать точное измерение влияния, например, вовлеченности на выручку или уровня обученности на количество сбоев на производстве. И тогда есть второй способ - показать примеры на похожем рынке.

Алина Манцева, директор по персоналу AstraZeneca

Технологии в принципе нужны компании. Подход в утверждении необходимости их внедрения и для HR, и для других направлений примерно одинаков. С лидером бизнеса нужно говорить на языке цифр. Если есть возможность посчитать возвратность инвестиций, это нужно сделать и показать эффективность предлагаемых решений: экономию временных, человеческих и/или финансовых затрат.

Если предполагаются изменения, которые очень сложно оцифровать, с точки зрения возврата инвестиций, например, увеличение показателей удовлетворенности, необходимо описать качественные изменения, которые потом последуют.

Совет. Корень этого барьера в HR-сфере чаще всего связан с недостаточно убедительной позицией менеджера в глазах руководителя или в недоверии самого HR’а к технологиям, страхом остаться ненужным. А если не веришь сам, то убедить другого на эксперимент куда сложнее.

В большинстве случаев, опасения иллюзорны. Технология поможет повысить управляемость HR, что наглядно увеличит эффективность от управления персоналом. Руководитель начнет лишь больше ценить своих коллег из этого отдела за их предприимчивость и полезность.

Трудность 2. HR не считается с интересами сотрудников

Несмотря на то что профессия HR первым делом подразумевает заботу о персонале, иногда в погоне за технологическими новинками нужды сотрудников отодвигаются на второй план. И, разумеется, из-за этого сотрудники начинают сопротивляться внедрению технологий.

Жанна Нечаева, территориальный менеджер по России и СНГ HR MAPS

Согласно европейскому опросу 2017 года, 42% сотрудников недовольны диджитализацией. Основной сложностью, на наш взгляд, является то, что при выборе программного обеспечения HR ориентируется на удобство для себя, а не на потребности работника. Получается сильный разрыв в ожиданиях. Эффекта WOW не выходит.

Сотруднику важно получить инструмент управления своей карьерой - простой и удобный. Если компания дает ему такую возможность, тогда он видит, что о нем заботятся, и что он может развиваться в своей компании. Ведь главный клиент компании - это сотрудник. Если он доволен, то готов вкладываться, расти сам и развивать компанию.

Радмила Гайдук, директор по продуктам «Амплуа»

Неудобные технологические инструменты - это результат недостаточной компетентности HR-коллег в вопросах продакт-менеджмента, маркетинга, юзабилити, дизайна и взаимодействия с разработчиками. Это понятно, мы никогда не считали эти умения необходимыми для решения задач HR.

Сейчас пришло время пересмотреть свой подход. Сервисов от HR-департамента, которыми надо управлять сотрудникам, становится все больше: нужно контролировать архитектуру, удобство для пользователя, выбирать только необходимый полезный функционал и так далее.

Совет. Кейсы инноваторов на рынке показали, что самый быстрый способ сделать новый инструмент привычным для коллег - изучить, как в данный момент сотрудники решают тот же вопрос, и встроить технологию в контекст.

Например, если вы хотите создать среду для обмена знаниями, выберите инструмент, в котором сейчас общаются коллеги (мессенджеры, Slack, соцсети). Если подумываете перейти на регулярную обратную связь, напишите бота, который будет выполнять свои задачи там, где люди и так регулярно бывают: в почте, Jira, на корпоративном портале.

Если же все-таки приходится создавать новую среду и постепенно переводить трафик на этот ресурс, убедитесь в самых важных пунктах: простоте, скорости загрузки, понятности цветовой схемы и логики, наличии мгновенной поддержки.

Трудность 3. Технологии могут быть небезопасными

Тема информационной безопасности сейчас на своем пике. Бизнесы волнуются не только о том, чтобы соблюдать все законы, но и о противодействии возможным атакам на свои информационные ресурсы. Когда компания уже понимает, что технологии ей абсолютно точно нужны, возникает вопрос, насколько безопасно для бизнеса внедрение технологий.

Юлия Куканкова, руководитель отдела компенсаций и льгот, кадрового администрирования и систем учёта персонала AstraZeneca

На вопрос, почему технологии C&B могут быть небезопасными, можно посмотреть с нескольких точек зрения. Технологии сами по себе призваны максимально обезопасить информацию, с которой проводится работа. Однако есть и ряд ограничений, на которые следует обращать внимание.

Во-первых, мы всегда должны помнить, что использование онлайн-решений несет в себе риски при обработке персональных данных. C&B работает в большинстве своем именно с такой информацией. При запуске digital-решений нужно убедиться в том, что они будут полностью соответствовать положениям N 152-ФЗ «О персональных данных». Так как любое решение, приводящее к рискам для сотрудников, не может рассматриваться даже при очень широкой функциональности и эффективности.

Во-вторых, информация, с которой работают C&B, очень деликатная, и неправильное ее использование может привести к серьезным последствиям. Любая технология предполагает открытость информации не только для менеджера, но и для сотрудника. И мы должны быть готовы к тому, что он в какой-то момент увидит, например, медиану рынка и сравнит со своим уровнем компенсации. Это очень большой вызов, потому что раньше информация была достаточно закрытой, и не было риска ее некорректной трактовки и распространения.

Елена Ярославцева, первый заместитель руководителя КГ «Термика»

Если рассматривать вопрос в контексте обучения персонала, то небезопасными информационные технологии становятся из-за отсутствия реального контроля и возможности достоверно идентифицировать обучающегося. Электронные технологии - даже с использованием сканеров сетчатки и отпечатков пальцев - не могут гарантировать, что один сотрудник не сдает тест за другого.

Кроме того, любая информационная система подразумевает формализацию учебного контента. А значит, мы утратим уникальные знания заслуженных мастеров предприятия или опыт пострадавших из-за нарушения правил безопасности, которые могли быть переданы устно.

Причиной этих опасений является попытка построить весь учебный процесс на основе электронных технологий, в то время как эти технологии должны встраиваться в комплекс мероприятий для обучения. Технологии не могут заменить специалистов, проводящих обучение или инструктажи, они должны стать их инструментами и верными помощниками.

Трудность 4. Нас пугает неизвестное

Ну и, конечно же, не стоит забывать, что HR’ы тоже люди. А всем им свойственно бояться неизвестного, а также - изменений.

Тамара Кочарова, директор по развитию OBLAKO Group

За недоверием к новым HR-технологиям часто скрывается не обеспокоенность их безопасностью, а сопротивление «новым порядкам». Мы с недоверием относимся ко всему новому, не хотим менять привычные процессы. А диджитализация HR - это кардинальное изменение культуры компании, всей стратегии взаимодействия «компания-сотрудник». Не все к этому готовы.

Сфера HR-tech - относительно новая для отечественного бизнеса. Недостаток информации вызывает настороженность у клиентов, это нормально. Но с каждым годом (и даже месяцем) кейсов успешных HR-технологий становится все больше, это двигает рынок вперед.

Подводя итоги, хочется сказать о том, что любые трудности, возникающие на пути внедрения HR-технологий можно решить. Главное, сформулировать для себя понимание - зачем технологии вам и вашей компании, и каких результатов от их применения вы ждете.

4-5 апреля 2018 года в Москве состоится и конференция HR&Technology EXPO 2018, где вы сможете выбрать подходящие вам IT-решения и задать вопросы, касающиеся их применения.

Говоря про HR в компании, каждый представляет себе что-то свое: отдел кадров старой закалки, милую барышню в офисе, страшного рекрутера, заваливающего вопросами. А литература за громоздкими определениями не дает понимания, что же на самом деле кроется за понятием «служба управления персоналом» и как это можно использовать простому смертному. Все эти «разработки стандартов работы персонала» и «ассессмент-центры» навевают тоску и запутывают, а в действительности нужны далеко не всем.

Потенциальные проблемы

На ранних стадиях развития компании HR-функции выполняют сами основатели. Они лучше кого-либо знают, кого нанимать, в каком направлении развиваться для достижения целей. А сотрудников настолько мало, что всем можно уделить внимание. Всё - как на ладони, и часто сотрудники и основатели дружат семьями. Сложности начинаются тогда, когда компания растет быстро, и у основателей и менеджеров не хватает времени на то, чтобы уделить внимание и разобраться во всех деталей процесса.

Примерный список ситуаций, которые наглядно демонстрируют проблемы, выглядит следующим образом:

Кадровый учет. Нет возможности связаться с заболевшим сотрудником, потому что его телефон не отвечает, а никто не сообразил взять дополнительные телефоны для экстренной связи.

Адаптация. Сотрудник уже второй день не выходит на работу «из-за атмосферы в коллективе» или обманутых ожиданий, ведь он ждал, что «у вас тут вообще-то серьезная компания».

Развитие, оценка деятельности. Увольнение из-за того, что сотрудник решил, что его не ценят, а его работа - не важна для компании.

Система вознаграждения. Сотрудник просит повышения, а руководитель не может оценить, насколько эффективна деятельность сотрудника.

Оценка производительности. Руководитель понимает, что его сотрудник не идеален, но не знает, нужно ли и пора ли искать замену.

С этими и подобными проблемами сталкивается множество компаний, которые быстро растут.

HR-процессы и инструменты

Для того чтобы избежать основных ошибок в работе с людьми, нужно использовать несколько основных HR-процессов и инструментов:

Нанимать лучших сотрудников, которые подходят для конкретного коллектива, обладают нужными знаниями и исповедуют схожие ценности.

Помогать новому сотруднику адаптироваться, вовлекать его в жизнь компании с первых дней работы в компании. А также не забываем о кадровом учете.

Сопровождать процесс прохождения испытательного срока.

Разработать критерии оценки качества работы и понятную схему компенсаций, штрафов и поощрений.

Объяснять, как работает социальный пакет: как и на сколько можно сходить в отпуск, как оплачиваются «больничные», какие бонусы дает компания (например, абонемент в спортзал, профильные курсы) и т.д.

Поддерживать регулярную обратную связь между сотрудниками и руководителем, озвучивать планы персонального развития и процесса обучения.

Проводить корпоративы. Ну а куда без них?! :)

Естественно, на начальных этапах жизни компании нужны далеко не все эти процессы, но когда штат компании достигает 25-30 человек, то от них (от процессов) уже никуда не денешься. Для компании, в которой работает 30+ человек, желательно, чтобы всё это было описано и четко выполнялось.

В зависимости от подхода основателей и стиля управления, некоторые пункты могут быть простой формальностью или, наоборот, обрастать бюрократией.

Например, в компании может не быть испытательного срока, но для получения отпуска нужно получить письменное разрешение от пяти человек. Тут самое главное не качество процесса, а то, чтобы сотрудник знал, что все «правила игры» определены и зафиксированы. Тогда он понимает, по каким критериям его оценивают, видит ориентиры для собственного развития, получает регулярную обратную связь и точно знает, на что ему рассчитывать.

Выполнение этих простых пунктов снимает огромное количество внутренних тревог и забот, экономит время на административные формальности и позволяет сосредоточиться на решении бизнес-задач.

Как всё это организовать

Тут рецепт прост - начинать делать. К сожалению, ни один, даже самый талантливый HR-специалист, не сможет это сделать самостоятельно, не имея знаний о бизнесе и не получая поддержки от менеджеров. В лучшем случае, хороший и опытный HR-менеджер может подсказать, какие инструменты нужно использовать конкретно для ваших целей.

Самый верный способ наладить HR-процесс, который подойдет конкретно вашей компании - это заложить основу самостоятельно. Некоторое время поддерживать и развивать, а потом нанять HR-специалиста, который, в первую очередь, разгрузит вас и менеджеров от «текучки», а в перспективе сможет привнести что-то новое.

Собственно, правильный ответ на вопрос: «Когда компании нужен HR?» - «Всегда!»

HR - это набор процессов, которые, при правильном использовании, дают запас для роста и позволяют избежать ситуаций, когда лучшие люди уходят, и развитие тормозится. Важность HR не такая очевидная, как, например, маркетинга или продаж, но не нужно забывать, что HR - это про людей, а они - самое ценное, что есть в любой компании.

В наши дни время - один из главных ресурсов. И так досадно тратить его на рутинные задачи и обыденные действия, которые хотелось бы делать меньше всего. Да, например, расчеты отпусков и больничных важны, но с другой стороны - мотивация и , OKR и . Как соединить эти важные HR-процессы и успевать все? Только автоматизируя их.

Почему вести учет в Excel = терять свое время

Одна табличка, две таблички, много табличек. Чем их больше, тем труднее делать то, что нужно без лишних движений, особенно на этапе рекрутинга. Разные данные в разных таблицах, кто здесь не запутается? А помимо горы табличек: здесь нужно выгрузить вакансию, там - занести фамилии кандидатов на предыдущую вакансию, ответить на письмо, созвониться, провести собеседование.

Плюс ко всему работа в таблицах означает:

• Ошибки

Всем нам свойственно ошибаться, особенно если мы обрабатываем гору данных, размером с Эверест. Конечно, здесь играет роль человеческий фактор, но если есть способ минимизировать возможность ошибок, то лучше это сделать. Ведь каждый из нас нажимал не ту кнопку и «все исчезало», только в случае ошибки HR - компания непременно несет убытки.

• Отсутствие безопасности

Большинство информации, с которой работает HR - конфиденциальна. И когда эти данные находятся в разных местах, их становится труднее защитить. Риск увеличивается, если вы ведете учет данных в онлайн-таблицах, где нужно не забывать следить за «Настройками Доступа».

• Несистемный подход

Вести все таблицы одинаково - невозможно. Представьте, что в организации работает большой HR-отдел и каждый специалист вносит данные в таблицу по-своему. Конечно, создаются стандарты форматирования и определенные формулы. Но в любом случае все сотрудники имеют разный уровень подготовки в работе с таблицами и делают это как умеют.

Более неприятный случай, когда HR-директор, который внедрил систему хранения данных, уходит из компании. Компания теряет время и вместе с ним - деньги, пока новая система будет запущена и заработает как нужно.

4 причины выбрать автоматизацию HR-процессов на примере Hurma

Автоматизация HR-процессов минимизирует затраты усилий и времени на выполнение рутинных действий. HRM-системы, как Hurma, избавляют от необходимости вести вручную учет в таблицах, вписывать каждый раз данные кандидатов и сотрудников, рассчитывать отпуски и предоставлять больничные, назначать встречи 1:1 и Performance Review. Это все происходит автоматически в системе, HR необходимо только один раз ввести данные, а дальше - управлять ими в системе.

Почему еще стоит выбирать автоматизацию?

1. Это стандартизирует процессы

Вам не нужно снова и снова «выдумывать велосипед». HRM-система позволяет всем в HR-команде без усилий вести учет в системе в один клик без добавления новых вкладок и создания других таблиц.

2. Это помогает в построении бренда работодателя

Например, Hurma System предназначена не только для HR, а также и работников на испытательном сроке. Удобный интерфейс позволяет работнику:

• ознакомиться с «Деревом компании» (посмотреть фотографию и должность каждого сотрудника компании);
• узнать о новых событиях, как своих, так и компании в удобном календаре;
• определить OKR и наблюдать за своим и командным прогрессом ежедневно;
• запросить отпуск / больничный / работу из дома одним нажатием кнопки мыши или даже через смартфон в боте .

3. Это позволяет безопасно управлять всеми HR-процессами в одном месте

RSA шифрование и защита авторизованных сессий клиентов в системе Hurma дают возможность забыть про «Настройки Доступа» в онлайн-таблицах и . Информация о сотрудниках, учет отпусков и больничных, а также контакты кандидатов больше не разбросаны по разным документам - они удобно расположились в одной системе. И даже если что-то пойдет не так, вы всегда можете обратиться в службу поддержки.

4. Это экономит время

Анализируя все вышеперечисленные преимущества можно сделать вывод, что автоматизация достигает главной цели в оптимизации деятельности современного HR - экономит его время.

Кадры - главный ресурс компании

С ростом бизнеса увеличивается количество сотрудников. Для реализации целей компании важна работа каждого из них. И если вдруг вы теряете сотрудника, это означает, что вы потеряли определенную сумму денег. По подсчетам специалистов компании IT Svit, потерять сотрудника стоит 4-6 его месячных окладов, а нанять нового - 2-4 окладов.

В 2019 году, HR важно ставить акцент на удержании лучших сотрудников. И для этого ему необходимо больше времени.

По данным опроса клиентов Hurma:

• система помогла сэкономить до 43% времени на рутинных операциях, снизила финансовые и трудозатраты, чем оптимизировала работу компании в целом;
• повысила eNPS на 25% и Q12 на 12%;
• уменьшила текучесть персонала на 12%;
• сэкономила 18% бюджета компании.

Экономьте свое время вместе с Hurma System!

HRIS-система Hurma стала первой национальной системой в Украине, которая была создана с учетом потребностей и запросов компаний из самых разных сфер. Разработчики системы постоянно улучшают функционал и прислушиваются к запросам клиентов, чтобы Hurma стала надежным помощником для всех HR-менеджеров.

Выбор и найм сотрудников подразумевает определение источников профессиональных кадров для заполнения вакансий, включая поиск новых сотрудников, привлечение внешних специалистов, временных сотрудников, консультантов и советников. Данный процесс также охватывает методы, используемые для привлечения кадров из выявленных источников: использование фирм по подбору кадров и объявлений, реализация программ проведения набора среди выпускников ВУЗов и интернатур, а также подбор кадров с помощью электронных средств и сети Интернет. Процесс выбора и найма сотрудников охватывает выявление внутренних резервов и перевод сотрудников на новые должности для удовлетворения возникшей потребности. Он связан с процессами планирования выбора преемников на должности, а также обучения и профессионального развития. Выбор заключается в определении подходящих кандидатов для заполнения вакансий путем проведения интервью, оценки и выбора кандидатур среди претендентов. Подбор персонала охватывает разработку требований к профессиональной квалификации и навыкам в целях выработки критериев отбора и методов оценки, а также более стандартные процессы, как, например, определение состояния здоровья, проведение проверки рекомендательных писем, методы электронного отслеживания (в целях выявления квалифицированных кандидатов) и работу с предложениями. Этот процесс охватывает выбор внешних источников трудовых ресурсов, например, внешних исполнителей, временных сотрудников, консультантов и т.п.

Sourcing refers to the identification of labor "pools" to fill job requirements. This includes new employees, outsourcers, temporary labor, consultants, and advisors. Sourcing also includes the methods used to attract these labor pools by utilizing search firm, advertisements, college recruiting/intern programs, and the use of electronic/Internet recruiting methods. Sourcing includes the internal identification and transfer of employees to fill job requirements, and is linked to the processes of succession planning, and training and development. Selection refers to the process of determining the "right" people to fill job positions through interviewing, assessing and choosing from among applicants. Selection includes designing job skill and competency requirements to develop selection criteria and assessment methods, and more routine processes like establishing medical background, conducting reference checks, electronic tracking methods (to ensure qualified candidates are tracked), and managing offers. This process includes the selection of outside labor pools like outsourcers, temporary employment firms, consultants, etc.

HeadHunter, лидер интернет-рекрутмента России, Украины, Казахстана, Беларуси и Азербайджана, решил выяснить, какие данные на регулярной основе собирают и анализируют HR-департаменты российских компаний, а также насколько у них автоматизированы процессы работы с сотрудниками.

Исследование строится на основе онлайн-опроса, проведенного HeadHunter среди 310 представителей компаний в августе 2015 года.

Как выяснилось, на регулярной основе HR-специалисты собирают данные об источниках, сроках, качестве и количестве подбираемых кандидатов (воронка подбора, 60%), длительности работы в компании (59%), эффективности сотрудников и выполнении KPI (58%).

Каждый респондент заявил, что его компания на регулярной основе отслеживает соответствие компенсационного пакета сотрудников рынку. 38% HR-специалистов регулярно оценивают персонала. Интересно, что около 9% опрошенных HR-специалистов не занимаются сбором статистики на постоянной основе.

Как показало исследование, в большинстве компаний автоматизированы процессы кадрового учета и администрирования персонала (74%), еще в трети компаний автоматизирован (33%), в 27% автоматизированы компенсации и льготы, а в 23% — HR-аналитика.

В каждой пятой компании автоматизированы (21%) и оценка/ /обучение, а также – развитие персонала (21%). В 15% компаний все HR-процессы обрабатываются вручную.

Заметим, что крупные компании чаще стараются освобождать себя от ручного труда, автоматизируя HR-процессы, в сравнении с небольшими по численности

Каким должен быть идеальный автоматизированный процесс в HR?

Такой открытый вопрос мы задали HR-специалистам. В результате выяснилось, что подобный процесс обладает следующими ключевыми особенностями:

• Автономность
• Эффективность
• Сокращение времени на решение задач
• Мобильность (доступность из любой точки и с любого устройства)
• Универсальность и консолидирующие функции (включающий в себя все HR-процессы, имеющий единую базу данных)
• Доступность (для всех сотрудников)
• Удобство использования
• Прозрачность
• Стабильность работы
• Оперативность (выгрузка любого отчета в готовом виде за считанные секунды)
• Гибкость (гибкая настройка выгрузки в соответствии с нуждами пользователя)

Примеры ответов респондентов